Déclaration de confidentialité Paulussen Advocaten N.V.

 

PAULUSSEN ADVOCATEN NV est responsable du traitement des données à caractère personnel tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité.

Coordonnées de contact :

Le responsable qualité est le superviseur et le premier interlocuteur au sein de notre cabinet pour tout ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel. Le responsable qualité peut être joint à l’aide des données suivantes :

PAULUSSEN ADVOCATEN NV
À l’attn.  du Responsable qualité
ADRESSE : Sint Pieterskade 26 B
CODE POSTAL NL – 6212 AD Maastricht
ADRESSE ÉLECTRONIQUE : j.huppertz@paulussen.nl
NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : +31 (0)43 3216640

Les données à caractère personnel que nous traitons

PAULUSSEN ADVOCATEN NV traite les données à caractère personnel de ses clients lorsqu’ils utilisent les services du cabinet d’avocats et/ou lui fournissent eux-mêmes leurs données.

Un aperçu des données à caractère personnel que nous traitons est présenté ci-dessous concernant les catégories suivantes :

  1. Clients ;
  2. Candidats à un poste.

Pour chaque catégorie, on a en outre indiqué les finalités du traitement et les personnes qui ont accès aux données à caractère personnel.

1. Clients

  1. Le traitement a lieu uniquement pour les finalités suivantes :
    1. l’identification ;
    2. l’établissement d’un profil de risques dans le cadre de la loi néerlandaise relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (Wwft) ;
    3. l’entretien des contacts avec la clientèle ;
    4. la mise en œuvre des tâches convenues avec les clients ;
    5. l’exécution ou l’application d’une autre loi.
  2. Les seules données traitées sont les suivantes :
    1. nom, prénoms, initiales, titre, sexe, date de naissance, adresse,
      adresse électronique, code postal, domicile, numéro de téléphone et autres données similaires nécessaires pour la communication, ainsi que le numéro de compte bancaire de la personne concernée ;
    2. copie du document d’identité avec numéro BSN (numéro d’identification pour les services publics) ;
    3. les données autres que celles visées aux points a à b dont le traitement est nécessaire pour l’exécution de la mission confiée à notre cabinet ou dont le traitement est requis à la suite de l’application d’une autre loi ou est nécessaire en vue de l’application de ladite autre loi.
  3. Les données à caractère personnel sont uniquement remises :
    1. aux personnes, y compris des tiers, qui sont chargées ou ont la direction des activités visées au deuxième paragraphe, ou qui y sont nécessairement associées ;
    2. à des tiers, dans les cas où il est question d’une base légale en vertu du RGPD.

2. Candidats à un poste

  1. Le traitement a lieu uniquement pour les finalités suivantes :
    1. l’évaluation des capacités de la personne concernée pour une fonction vacante ou pouvant le devenir ;
    2. le règlement des frais engagés par le candidat ;
    3. le contrôle interne et la sécurité de l’entreprise ;
    4. l’exécution ou l’application d’une autre loi.
  2. Les seules données traitées sont les suivantes :
    1. nom, prénoms, initiales, titre, sexe, date de naissance, adresse,
      adresse électronique, code postal, domicile, numéro de téléphone et autres données similaires nécessaires pour la communication, ainsi que le numéro de compte bancaire de la personne concernée ;
    2. un numéro d’administration qui ne comporte pas d’autres informations que celles visées au point a ;
    3. nationalité et lieu de naissance ;
    4. les données visées au point a des parents, tuteurs ou personnes responsables des candidats mineurs d’âge ;
    5. les données concernant les formations, cours et stages suivis et à suivre ;
    6. les données concernant la fonction à laquelle le candidat a postulé ;
    7. les données concernant la nature et le contenu de la fonction actuelle, ainsi que celles concernant la fin de ladite fonction ;
    8. les données concernant la nature et le contenu des fonctions précédentes, ainsi que celles concernant la fin desdites fonctions ;
    9. les données concernant la motivation du candidat pour la fonction et l’organisation ;
    10. d’autres données en vue d’occuper la fonction, qui ont été fournies par la personne concernée ou qu’elle connaît ;
    11. les données autres que celles visées aux points a à i dont le traitement est requis à la suite de l’application d’une autre loi ou est nécessaire en vue de l’application de ladite autre loi.
  3. Les données à caractère personnel sont uniquement remises :
      1. aux personnes, y compris des tiers, qui sont chargées ou ont la direction des activités visées au deuxième paragraphe, ou qui y sont nécessairement associées ;

  4. à des tiers, dans les cas où il est question d’une base légale en vertu du RGPD.

Catégories particulières de données à caractère personnel et/ou données relatives à des condamnations pénales

PAULUSSEN ADVOCATEN NV traite des catégories particulières de données à caractère personnel et/ou des données relatives à des condamnations pénales uniquement si cela est nécessaire pour la mission au client à moins que nous n’ayons une autre base légale pour le traitement en question.

Pour les employés, nous pouvons traiter des catégories particulières de données à caractère personnel sur la base d’obligations légales, par exemple la législation fiscale ou en matière de réintégration.

Si les objectifs ou les services sont modifiés, ce point est réexaminé avec la personne concernée.

Les bases légales et les finalités pour lesquelles nous traitons des données à caractère personnel

PAULUSSEN ADVOCATEN NV traite des données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

  • Votre consentement, comme lors de l’envoi de notre newsletter dans le but de pouvoir vous la faire parvenir.
  • L’exécution du contrat, de sorte que nous puissions vous téléphoner, vous écrire, vous envoyer une télécopie ou un courriel, ou communiquer d’une autre manière avec vous si cela est nécessaire pour pouvoir exécuter nos services.
  • Une obligation légale, parce que nous sommes tenus, en vertu de la réglementation et de la législation dans le cadre entre autres de notre organisation professionnelle, de veiller à constituer des dossiers suffisants lors de l’exécution de nos activités.
  • Un intérêt légitime, par exemple en matière d’activités de marketing, à des fins statistiques pour des études de marché pour notre propre cabinet.

La durée de conservation des données à caractère personnel

PAULUSSEN ADVOCATEN NV ne conserve pas les données à caractère personnel au-delà de la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles les données sont collectées, ou au respect des délais de conservation légaux. Nous appliquons les délais de conservation suivants pour les (catégories de) données à caractère personnel suivantes :

  • Les cookies sur notre site Internet ont un délai de conservation de 30 jours.
  • Les données d’un client potentiel (qui par exemple sont envoyées à notre cabinet par le biais du site Internet) sont supprimées après trois ans si le client potentiel n’est au final pas devenu un client de notre cabinet. Ce délai est nécessaire pour inviter un tel client potentiel pendant plusieurs évènements, notamment en raison du fait que ces évènements n’ont pas lieu annuellement. Si un client potentiel devient un client de notre cabinet, les données sont conservées le temps nécessaire pour offrir nos services au client.
  • Pour fixer les données à caractère personnel dans des applications et dossiers en vue d’exécuter les services pour le client, notre cabinet respecte le délai de conservation légal qui est 7 ans dans de nombreux cas, mais qui peut également être plus court ou plus long. Le délai le plus court est sept ans, et le délai le plus long vingt ans, PAULUSSEN ADVOCATEN effectuant son choix en fonction de la loi et des indications données par le Barreau néerlandais.

Partage des données à caractère personnel avec des tiers

PAULUSSEN ADVOCATEN NV ne vend pas de données à caractère personnel de clients à des tiers et remet lesdites données uniquement si cela est nécessaire pour l´exécution du contrat que nous avons conclu avec le client, ou pour satisfaire à une obligation légale. Le droit d´accès détenu par des organismes tels que le Fisc en fait en outre partie. Nous concluons des contrats de sous-traitance (ultérieure) avec les organisations qui traitent des données pour nos clients sur notre ordre, pour assurer un même niveau de sécurité et de confidentialité des données à caractère personnel des clients. PAULUSSEN ADVOCATEN NV demeure responsable des traitements en question.

Dans certains cas particuliers, il peut arriver que nous remettions des données à caractère personnel à des experts externes, comme par exemple, mais pas exclusivement, un huissier, un notaire ou un expert-comptable dans le cadre d’une mission convenue avec le client pour cet expert ou ces experts externes. Dans la mesure où le consentement est requis, ce dernier est inclus dans la nature de la mission confiée à notre cabinet ou dans une autre base légale.

Les données en question ne sont pas utilisées à des fins commerciales.

Site Internet

En ce qui concerne votre visite à notre site Internet, les points suivants s’appliquent aux données à caractère personnel.

Les cookies, ou techniques similaires, que nous utilisons

PAULUSSEN ADVOCATEN NV peut utiliser des cookies fonctionnels, analytiques ou de traçage en partie au moyen de Google Analytics. Un cookie est un petit fichier texte qui est stocké dans le navigateur de l’appareil utilisé, lors de la première visite à ce site Internet. PAULUSSEN ADVOCATEN NV peut utiliser des cookies ayant une fonctionnalité purement technique. Ces cookies veillent au bon fonctionnement du site et permettent d’optimiser ce dernier. Nous pouvons également placer des cookies qui recueillent des informations sur le comportement des visiteurs, de sorte que nous puissions offrir un contenu sur mesure.

Si nous utilisons des cookies, nous informons les visiteurs à ce propos lors de leur première visite à notre site Internet, et nous leur demandons leur consentement pour le placement des cookies en question.

Les visiteurs peuvent refuser les cookies non fonctionnels en paramétrant le navigateur Internet de manière à ce qu’il ne stocke plus de cookies. Par le biais des paramètres du navigateur, les utilisateurs peuvent en outre supprimer toutes les informations stockées antérieurement. Voir ici pour des explications.

Accès aux données, rectification ou suppression

Les personnes concernées (les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel) ont le droit d’accéder à leurs données à caractère personnel, de les rectifier ou de demander de les supprimer (le tout dans la mesure où le RGPD nous y oblige). Les personnes concernées ont en outre le droit de retirer leur éventuel consentement au traitement des données ou de s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel par PAULUSSEN ADVOCATEN NV, et elles disposent du droit à la portabilité des données. Cela signifie que les personnes concernées peuvent nous demander de leur envoyer dans un fichier informatique, ou d’envoyer à une organisation désignée par la personne concernée, les données à caractère personnel les concernant et que nous traitons. Cette autorisation ne concerne pas le contenu du dossier, mais uniquement les données à caractère personnel de la personne concernée.

Les personnes concernées peuvent présenter une demande d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité des données propres, ou une demande de retrait du consentement, ou d’opposition au traitement des données à caractère personnel, en l’envoyant à j.huppertz@paulussen.nl.

Pour avoir la certitude que la demande d’accès émane de la personne concernée, nous demandons d’envoyer une copie d’une pièce d’identité avec la demande. Nous répondrons à la demande le plus rapidement possible, mais au plus tard dans un délai d’un mois.

PAULUSSEN ADVOCATEN NV signale en outre aux personnes concernées que la possibilité leur est offerte d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente aux Pays-Bas, l’Autoriteit Persoonsgegevens.

La protection des données à caractère personnel

PAULUSSEN ADVOCATEN NV prend très au sérieux la protection de vos données à caractère personnel et prend des mesures de protection (techniques) adaptées pour prévenir tout abus, perte, accès non autorisé, publication indésirable et rectification illicite. Si vous estimez en tant que personne concernée que vos données ne sont pas protégées correctement ou que vous suspectez un abus, veuillez prendre contact avec le responsable qualité. Vous trouverez ses coordonnées au début de la présente déclaration de confidentialité.