Goede afspraken maken goede vrienden. Maar hoe maakt u goede afspraken?
Volg deze checklist en tips wanneer u afspraken vastlegt in een overeenkomst.
1. Partijen
Begin met het benoemen van de contractspartijen: volledige naam, adres, identificatienummer, eventueel in geval van een onderneming of andere rechtspersoon de naam en functie van de vertegenwoordiger… Dit lijkt evident, maar in de praktijk blijkt toch dat bij deze stap veel fouten worden gemaakt. Controleer de gegevens daarom dus goed aan de hand van bijvoorbeeld de identiteitskaart (voor particulieren) of in het handelsregister (voor ondernemingen of andere rechtspersonen).
2. Considerans
Neem vervolgens een considerans op. Dat is een inleiding waarin wordt uitgelegd wat de bedoeling is van partijen: waarom stellen partijen deze overeenkomst op? Mocht er discussie ontstaan over de uitleg van de overeenkomst, dan is deze context van belang.
3. Afspraken
Leg de concrete afspraken vast in artikelen. Denk aan het formuleren van de kernprestaties, eventueel de van toepassing zijnde algemene voorwaarden, wat er gebeurt als de afspraken niet worden nagekomen, aansprakelijkheidsbeperkingen…
Wees duidelijk en volledig. Voor de onderdelen waarover partijen niets regelen in de overeenkomst, geldt de wet.
Let erop dat de afspraken niet in strijd zijn met dwingend recht. Van dwingend recht kunt u namelijk niet afwijken in een overeenkomst, ook niet als beide partijen hiermee instemmen op het moment van het sluiten van de overeenkomst. Deze afspraken zijn daarom nietig of kunnen door de andere partij worden vernietigd, zodat er geen beroep meer op kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het huurrecht kent veel (semi)dwingendrechtelijke bepalingen ter bescherming van de huurder.
4. Slotbepalingen
Neem aan het slot enkele artikelen op met algemene afspraken zoals bijvoorbeeld een geheimhoudingsbepaling, het toepasselijke recht of de wijze van geschillenbeslechting (aanstelling deskundige, mediation, rechtbank of arbitrage) mocht het tot onenigheid komen.
5. Ondertekening
De overeenkomst wordt afgesloten met een handtekening van alle partijen. Plaats daarbij ook de naam, eventueel functie, datum en plaats van de ondertekening.
De persoon die de overeenkomst ondertekent moet uiteraard bevoegd zijn om de verplichtingen aan te gaan. Bij particulieren zal dit meestal geen problemen opleveren, maar wanneer een overeenkomst wordt gesloten met een onderneming of andere rechtspersoon is het aangeraden om de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar zeer goed te controleren. Wanneer de overeenkomst namelijk wordt ondertekend door een niet-bevoegde vertegenwoordiger, dan kan de onbevoegd vertegenwoordigde partij zich erop beroepen dat de overeenkomst geen gevolgen heeft. Met andere woorden: er is wel een ondertekende overeenkomst maar er bestaat geen verplichting om de afspraken na te komen. Vraag daarom bij onduidelijkheid om een bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid zoals de statuten, een volmacht of een recent uittreksel uit het handelsregister.
6. Bijlagen
Voeg bijlagen toe ter verduidelijking of wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld de algemene voorwaarden, de aanduiding en staat van het gehuurde, de energieklasse van de woning etc.
7. Paraferen
Het is sterk aangeraden iedere pagina van de overeenkomst én bijlagen te laten paraferen door alle partijen. Dit om bewijsproblemen te voorkomen wanneer aangetoond moet worden dat de betreffende pagina’s onderdeel uitmaken van de definitieve, ondertekende overeenkomst. Indien een handgeschreven wijziging in de definitieve tekst van de overeenkomst wordt opgenomen, plaatsen partijen hier best ook een paraaf bij.
8. Exemplaren
En tot slot: zorg dat iedere partij een ondertekend en geparafeerd exemplaar van de definitieve overeenkomst met bijlagen krijgt.
Deze checklist werd opgesteld door Désirée Dexters. Hebt u nog vragen, of wilt u graag een overeenkomst laten opstellen of nakijken? Contacteer dan Désirée (d.dexters@paulussen.nl) of een van onze andere advocaten. Wij helpen u graag verder.
Nieuws Overzicht