Afgelopen december plaatste onze collega Philip Nijbakker een bijdrage over bedrijfsgeheimen. De Wet Bescherming Bedrijfsgeheimen bepaalt dat informatie een bedrijfsgeheim is indien aan alle drie de volgende voorwaarden is voldaan: het moet gaan om informatie die (1) geheim is, althans niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk is, en (2) commerciële waarde heeft omdat zij geheim is, en (3) onderworpen is aan redelijke maatregelen om deze geheim te houden.
Voorwaarde 3 kan onder andere worden ingevuld door een geheimhoudingsovereenkomst, ook wel NDA (Non Disclosure Agreement) genoemd. Wil men bijvoorbeeld zijn bedrijf verkopen, dan is het verstandig en gebruikelijk dat partijen eerst zo’n NDA tekenen alvorens een verkoper inzage in zijn belangrijke bedrijfsgegevens geeft.

Maar wat moet je nu als verkoper in zo’n NDA regelen? Dat is op zich maatwerk, maar denk aan de volgende aspecten:

1. Wat is het doel van de informatie: waarom wordt ze gedeeld, waarom wil men een NDA;
2. Wat is de status is van de informatie: maak duidelijk dat geen garantie wordt afgegeven over de juistheid en volledigheid;
3. Regel dat een potentiële koper nooit informatie kan afdwingen: men kan altijd weigeren. Mogelijk dat de deal niet doorgaat, maar dat zijn afwegingen;
4. Geef aan dat u eigenaar blijft van alle informatie;
5. Maak eventueel onderscheid tussen vertrouwelijke en niet-vertrouwelijke informatie. Neem als uitgangspunt dat alle informatie vertrouwelijk is;
6. Leg vast op welke wijze (bijvoorbeeld per email, usb-stick, inzien, virtuele dataroom) informatie wordt verstrekt en welke informatie wordt verstrekt. Een virtuele dataroom is een website waarop door een kandidaat-koper kan worden ingelogd om informatie te krijgen. Daarbij wordt vastgelegd wie wanneer welke informatie heeft opgevraagd.
7. Wie de informatie mag gebruiken, dus bijvoorbeeld een beperking tot de directie en adviseurs;
8. De verplichting van de ontvanger tot geheimhouding, en de verplichting om die aan iedereen op te leggen die de informatie van hem krijgt;
9. Regel de wijze van teruggave of vernietiging van de informatie;
10. Neem een boete op, alhoewel een ontvanger dat niet altijd accepteert. Regel ook de aansprakelijkheid van wederpartij als die informatie verspreidt tegen de afspraken in.
11. Leg de duur van de overeenkomst vast;
12. Kijk of je nog aparte privacy-bepalingen en regels over een datalek moet opnemen;
13. Bepaal of je naar de rechter gaat, en zo ja welke rechter, of voor arbitrage kiest bij geschillen.

Zoals u ziet zijn er vele aspecten waaraan gedacht moet worden. Het blijft maatwerk om de juiste afspraken te maken zodat uw gegevens beschermd zijn.

Deze bijdrage is geschreven door John Huppertz van Paulussen Advocaten NV. Voor meer informatie over een NDA/geheimhoudingsovereenkomst of overnamecontracten kunt u bellen of een afspraak maken op vestiging in Maastricht of Heerlen.