Privacy statement PAULUSSEN ADVOCATEN N.V.

PAULUSSEN ADVOCATEN NV is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.

Contactgegevens
De kwaliteitsmanager is binnen ons kantoor het toeziend oog en het eerste aanspreekpunt voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens. De kwaliteitsmanager is te bereiken via onderstaande gegevens:

PAULUSSEN ADVOCATEN NV
t.a.v. de Kwaliteitsmanager
ADRES: Sint Pieterskade 26 B
POSTCODE 6212 AD Maastricht
E-MAILADRES: j.huppertz@paulussen.nl
TELEFOONNUMMER: 043-3216640

Persoonsgegevens die wij verwerken
PAULUSSEN ADVOCATEN NV verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maken van onze diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan ons verstrekken.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken ten aanzien van de volgende categorieën:

  1. Cliënten;
  2. Sollicitanten;

Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.

1. Cliënten

  1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
    • de identificatie;
    • het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;
    • het onderhouden van contacten met cliënten;
    • het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met cliënten;
    • de uitvoering of toepassing van een andere wet.
  2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
    • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres,
      e-mailadres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
    • kopie identificatiebewijs met BSNnummer;
    • andere dan de onder a tot en met b bedoelde gegevens waarvan de verwerking nodig is voor de uitvoering van de opdracht aan ons kantoor dan wel waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
  3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
    •  degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
    • anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.

2. Sollicitanten

  1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
    • de beoordeling van de geschiktheid van betrokkene voor een functie die vacant is of kan komen;
    • de afhandeling van de door de sollicitant gemaakte onkosten;
    • de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
    • de uitvoering of toepassing van een andere wet.
  2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
    • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, e-mailadres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede bankrekeningnummer van de betrokkene;
    • een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder
    • nationaliteit en geboorteplaats;
    • gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige sollicitanten;
    • gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
    • gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;
    • gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige dienstbetrekking, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
    • gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige dienstbetrekkingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan;
    • gegevens met betrekking tot de motivatie voor de functie en de organisatie;
    • andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de betrokkene zijn verstrekt of die hem bekend zijn;
    • andere dan de onder a tot en met i bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
  3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
    • degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het tweede lid bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
    • anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.


Bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens die wij verwerken
PAULUSSEN ADVOCATEN NV verwerkt bijzondere en/of strafrechtelijke persoonsgegevens enkel indien dit nodig is voor de opdrachtverlening aan de cliënt tenzij wij een andere wettelijke grondslag hebben voor die verwerking.

Voor werknemers kunnen wij bijzondere persoonsgegevens verwerken op grond van wettelijke verplichtingen zoals bijvoorbeeld fiscale of reïntegratie-wetgeving.
Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.

Op basis van welke grondslag en met welk doel wij persoonsgegevens verwerken
PAULUSSEN ADVOCATEN NV verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Uw toestemming, zoals bij het verzenden van onze nieuwsbrief met als doel om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen;
– Uitvoeren van de overeenkomst, zodat wij u kunnen bellen, schrijven, faxen of een e-mail of op ander wijze met u kunnen communiceren indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
– Wettelijke verplichting, omdat wij op grond van wet- en regelgeving mede vanuit onze beroepsorganisatie verplicht zijn om bij de uitvoering van onze werkzaamheden zorg te dragen voor voldoende dossiervorming;
– Gerechtvaardigd belang zoals bijvoorbeeld op het gebied van marketingactiviteiten, voor statistische doeleinden tbv marktonderzoek voor ons eigen kantoor.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
PAULUSSEN ADVOCATEN NV bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die wij dienen te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
– Voor cookies op onze website geldt een bewaartermijn van 30 dagen;
– Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar ons kantoor worden verstuurd), worden na drie jaar verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk geen cliënt bij ons kantoor is geworden. Deze termijn is noodzakelijk om een dergelijke potentiële cliënt gedurende meerdere events uit te nodigen mede omdat events niet jaarlijks plaats vinden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij ons kantoor, worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de cliënt;
– Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt ons kantoor de wettelijke bewaartermijn die in veel gevallen 7 jaar bedraagt maar ook langer of korter kan zijn. De kortste termijn is zeven jaren, en de langste 20 jaren, welke keuze PAULUSSEN ADVOCATEN maakt op grond van de wet alsmede aanwijzingen van de Nederlandse Orde van Advocaten.

Delen van persoonsgegevens met derden
PAULUSSEN ADVOCATEN NV verkoopt geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met de cliënt hebben of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor onze cliënten verwerken in onze opdracht, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. PAULUSSEN ADVOCATEN NV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat wij persoonsgegevens verstrekken aan externe deskundigen zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend een deurwaarder, notaris, of accountant in het kader van een met de cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n).  Voor zover al toestemming is vereist ligt die besloten in de aard van de opdracht aan ons kantoor dan wel een andere wettelijke grondslag.

Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.

Website
Ten aanzien van uw bezoek aan onze website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
PAULUSSEN ADVOCATEN NV  kan gebruik maken van functionele, analytische en tracking cookies mede door middel van Google Analytics. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van het gebruikte apparaat. PAULUSSEN ADVOCATEN NV kan  cookies gebruiken met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast kunnen  we cookies plaatsen die het surfgedrag van bezoekers bijhouden zodat we op maat gemaakte content kunnen aanbieden.

Indien we gebruik maken van cookies zullen wij bezoekers bij het eerste bezoek aan onze website informeren  over deze cookies en vragen wij gebruikers om toestemming voor het plaatsen ervan.

Bezoekers kunnen zich afmelden voor niet functionele cookies door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunnen gebruikers ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser verwijderen. Zie hier voor een toelichting.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen (de personen van wie wij persoonsgegevens verwerken) hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verzoeken deze te verwijderen (dit alles voor zoveel de AVG ons daartoe verplicht) . Daarnaast hebben betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door PAULUSSEN ADVOCATEN NV en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij ons een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die wij verwerken, in een computerbestand naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen. Deze toestemming betreft niet het inhoudelijk dossier maar enkel de persoonsgegevens van de betrokkene.

Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar j.huppertz@paulussen.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vragen wij om een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.

PAULUSSEN ADVOCATEN NV wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
PAULUSSEN ADVOCATEN NV neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met de kwaliteitsmanager. De contactgegevens zijn bovenaan dit privacy statement vermeld.